Brifar é dizer com todas as letras o que você deseja. O ideal é que isso seja feito pelo líder do projeto ao fornecedor. É importante, em caso de concorrência, que todos tenham os mesmos prazos para avaliação, elaboração e apresentação do projeto. Mas o fundamental no briefing é a informação. Ela deve ser clara e absoluta. Deixe claros seus propósitos e expectativas, com toda informação e documentação que seja necessária. Um exemplo: arquitetura de informação atual do site, estrutura de dados, fluxograma na produção, o plano de negócios (e seus objetivos), estratégias em andamento. Tudo isso é importante para que as agências possam compreender o seu pedido.
Mais que isso, um bom briefing traz como resultado propostas objetivas, com raciocínios parecidos. O que vai variar são: qualidade, adequação, criatividade e viabilidade.
Ao abrir uma concorrência, também é importante deixar claros os critérios de avaliação. Isso ajuda os prestadores a desenvolver melhor suas propostas. Os pontos que serão avaliados devem ser destacados no Pedido de Proposta, sempre. Também deixe claro o detalhamento das entregas (se for um site: wireframes, documentação, layout, guia de estilo, ferramenta de acompanhamento ou publicação).
Segundo o IAB Brasil, sempre que possível deve-se deixar clara a intenção de investimento e buscar nas propostas apresentadas, as que melhor usam a verba ou a utilizam de maneira interessante e inovadora. Lembre que o projeto vem com uma sugestão de estratégia de mídia e negociação, mas nada será efetivado até que você aprove.
As propostas apresentadas devem ser remuneradas. Combine o valor com os participantes na convocação e apresentação da RFP – e lembre-se de formalizar que as propostas apresentadas não são de sua propriedade. Caso você queira aquele projeto, contrate o responsável ou pague o processo de planejamento –que pode ser executado por outros profissionais.
Contratação do Fornecedor
Todo projeto deve ser regido por contrato que cubra os seguintes aspectos: a) Escopo dos serviços; b) Cláusulas claras com relação aos diretos e deveres de ambas as partes; c) SLA (Service Level Agreement) com atribuição clara das responsabilidades e penalidades pelo descumprimento do contrato; d) Cláusulas claras de rescisão; e) Índices de reajuste acordados com o cliente para projetos de longo prazo; f) E, finalmente, cronograma de implementação do projeto e fases
O segundo passo é fazer uma reunião de kick-off com a equipe responsável pelo projeto na sua empresa. O ideal é que a equipe seja formada por todos os setores envolvidos. Caso o projeto em questão envolva a continuação/manutenção de uma ação que já esteja no ar, faça uma reunião de passagem entre o fornecedor atual e o novo fornecedor. Além da definição clara do papel de cada um na execução do projeto, é fundamental que o líder seja identificado, assim como as instâncias de aprovação e os influenciadores no processo de decisão.